November 13-2025

Oleh: Marisa

BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Ketenagakerjaan dan Kesehatan adalah hak wajib bagi setiap pekerja di Indonesia dan kewajiban hukum bagi setiap perusahaan. Namun, seringkali tim HR (Human Resources) terjebak dalam kompleksitas perhitungan, pelaporan, dan kepatuhan yang berujung pada potensi denda, sanksi, hingga tuntutan hukum.

Mengelola BPJS bukan sekadar mengurangi gaji karyawan. Ini adalah elemen krusial dalam proses payroll yang harus ditangani dengan presisi.

Berikut adalah 5 Poin Krusial yang harus dipastikan oleh tim HR dan Payroll agar pengelolaan BPJS berjalan lancar dan sesuai regulasi.

1. Akurasi Penetapan Dasar Upah (Gaji) yang Dilaporkan

Kesalahan paling umum adalah menggunakan dasar perhitungan upah yang salah. Tidak semua komponen gaji boleh dimasukkan, dan tidak semua perusahaan memahami batas atas dan batas bawah yang ditetapkan pemerintah.

Poin Kunci yang Harus Diperhatikan:

• •Dasar Upah Ketenagakerjaan: Dasar perhitungan iuran Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Hari Tua (JHT) adalah Upah Bulanan, yang mencakup Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap.
• Batas Atas/Maksimum: Untuk JKK, JKM, dan JHT, perhitungan iuran memiliki batas atas (limit maksimal) upah yang berlaku. Melebihi batas ini tidak akan menambah perhitungan iuran. Pastikan sistem payroll Anda menerapkan batasan ini dengan benar.
• Dasar Upah Kesehatan: Perhitungan iuran BPJS Kesehatan menggunakan dasar Upah Bulanan, dengan batas atas dan batas bawah yang berbeda dari BPJS Ketenagakerjaan.

Tindakan Pencegahan: Lakukan audit berkala antara laporan upah di internal dengan data yang dilaporkan ke BPJS. Pastikan komponen Tunjangan Tidak Tetap (seperti uang makan harian atau transport harian) tidak dimasukkan dalam dasar perhitungan iuran BPJS.

2. Pendaftaran dan Pelaporan Status Karyawan Baru (Cepat dan Tepat Waktu)

Setiap karyawan baru harus segera didaftarkan. Keterlambatan pendaftaran atau pembaruan data bukan hanya melanggar aturan, tetapi juga merugikan karyawan. Jika terjadi kecelakaan kerja sebelum didaftarkan, perusahaan harus menanggung sendiri seluruh biaya pengobatan.

Poin Kunci yang Harus Diperhatikan:

• Batas Waktu Pendaftaran: Pastikan karyawan baru didaftarkan ke BPJS Ketenagakerjaan paling lambat 7 hari setelah mereka mulai bekerja.
• Pembaruan Data Keluarga: Untuk BPJS Kesehatan, segera laporkan perubahan status keluarga (misalnya pernikahan atau kelahiran anak) agar tanggungan baru dapat menikmati fasilitas kesehatan.

Tindakan Pencegahan: Integrasikan proses onboarding dengan pendaftaran BPJS. Jadikan verifikasi NIK (Nomor Induk Kependudukan) dan KK (Kartu Keluarga) sebagai dokumen wajib untuk memulai proses payroll dan BPJS.

3. Alokasi dan Pemotongan Iuran yang Benar (Kontribusi Perusahaan vs. Karyawan)

Iuran BPJS terdiri dari dua komponen: bagian yang ditanggung oleh perusahaan dan bagian yang dipotong dari upah karyawan. Kesalahan dalam persentase alokasi ini dapat menyebabkan underpayment (kekurangan pembayaran) atau overpayment (kelebihan pembayaran) iuran.

Poin Kunci yang Harus Diperhatikan:

Tindakan Pencegahan: Gunakan Sistem Payroll Terintegrasi yang telah memuat formula persentase BPJS sesuai regulasi terbaru. Ini akan memastikan pemotongan dari gaji karyawan (1% untuk Kesehatan, 2% untuk JHT, 1% untuk JP) dan kontribusi perusahaan terhitung otomatis dan akurat.

4. Ketepatan Waktu Pembayaran dan Pelaporan

Keterlambatan pembayaran iuran adalah penyebab utama sanksi dan denda. BPJS menetapkan tenggat waktu yang ketat.

Poin Kunci yang Harus Diperhatikan:

• Tanggal Pembayaran: Pembayaran iuran BPJS harus diselesaikan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Jika tanggal 10 jatuh pada hari libur, pembayaran dilakukan pada hari kerja sebelumnya.
• Dampak Keterlambatan: Keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan denda serta penangguhan sementara pelayanan BPJS Kesehatan bagi karyawan, yang berpotensi menimbulkan konflik internal.

Tindakan Pencegahan: Atur notifikasi otomatis di sistem payroll atau kalender tim keuangan/HR untuk pembayaran BPJS. Selalu buat rekonsiliasi pembayaran dengan Bukti Bayar resmi yang dikeluarkan oleh BPJS.

5. Pembaruan Status Karyawan yang Keluar (Offboarding)

Sering kali, HR fokus pada proses onboarding dan lupa mengurus offboarding dengan benar, terutama terkait BPJS. Perusahaan bisa terus dikenakan iuran untuk karyawan yang sudah berhenti jika data tidak segera diperbarui.

Poin Kunci yang Harus Diperhatikan:

• Penghentian Kepesertaan: Segera laporkan penghentian kepesertaan Jaminan Pensiun (JP) dan Jaminan Kesehatan (JKes) setelah karyawan resmi berhenti. JP harus dihentikan agar iuran tidak terus berjalan.
• Pengurusan JHT: Bantu karyawan yang resign atau di-PHK dalam proses klaim Jaminan Hari Tua (JHT). Ini adalah layanan offboarding yang baik dan memastikan proses berjalan lancar.

Tindakan Pencegahan: Jadikan proses pelaporan penghentian BPJS sebagai tahap akhir yang wajib dalam checklist offboarding. Pastikan ada surat konfirmasi penghentian kepesertaan dari BPJS sebagai arsip perusahaan.

Memastikan kepatuhan BPJS adalah cerminan dari komitmen perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan dan ketaatan terhadap hukum. Dengan menerapkan lima poin krusial ini, tim HR dan Payroll dapat meminimalkan risiko, menghindari denda, dan yang terpenting, menjamin bahwa hak-hak jaminan sosial karyawan terpenuhi dengan baik.

Kunjungi situs kami di https://campsite.bio/qqgroup dan mengikuti media sosial kami untuk pembaruan terbaru tentang strategi manajemen human capital terkini.

Mari bersama kita melangkah menuju Indonesia hebat! 🇮🇩